Системы электронного документооборота

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM


www.directum.ru/340567.shtml

 DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.



 Система электронного документооборота DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и является не только программой для автоматизации документооборота и автоматизации делопроизводства (канцелярия).
 На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM

 Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Развитие системы идет в рамках концепции «Переход на электронный документооборот - легче, быстрее, доступнее».

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

 Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
 Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow). 
 Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
 Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания. 
 Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов. 
 Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
 Обращения граждан и организаций. Данное решение предназначено для государственных органов и органов местного самоуправления, а также для организаций, которые ведут работу с обращениями граждан.
 Модуль системы DIRECTUM "Обращения граждан и организаций" предназначен для построения эффективной работы с обращениями в соответствии с нормами федерального закона (ФЗ от 2 мая 2006 года №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").
Модуль обеспечивает соблюдение норм указанного закона и охватывает весь цикл работ с обращениями: от ведения реестра граждан, регистрации письменных и устных обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами.
 Управление показателями эффективности. Модуль предназначен для работы с количественными оценками тех или иных процессов организации. Он позволяет разрабатывать алгоритмы получения оценок, накапливать статистику и наглядно отображать значения в виде таблиц, графиков и диаграмм.
 Основу модуля составляют следующие элементы:
• "Контрольная панель" – сайт, предназначенный для просмотра значений показателей за разные периоды в разных представлениях;
• справочники, отчеты и сценарии, которые используются при разработке показателей, расчете значений показателей и настройке оповещений по показателям. "Контрольная панель" предназначена для руководителей среднего и высшего звена. Для каждого из них может быть настроен состав необходимых показателей и удобный способ представления значений.

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM

 Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.
 Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота.
 Интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM – предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder.
 Территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации.
 Взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет реализовано в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а Расширения DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс доступа к данным системы DIRECTUM через веб-интерфейс портала.
 Обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.
 Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.
 Гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

Бизнес-решения DIRECTUM

 Компания DIRECTUM развивает концепцию упрощения перехода на электронный документооборот в различных областях деятельности организаций и совместно со своими партнерами, включая группу компаний «Интант», реализует стратегию сфокусированных на бизнес-задачах ECM-решений.
 Ключевая идея стратегии – предложение заказчикам готовых бизнес-решений на базе системы DIRECTUM. Каждое бизнес-решение – это программно-консалтинговый продукт, ориентированный на достижение заданного эффекта при решении определенной бизнес-задачи.
 Главными особенностями бизнес-решения являются:
• Фокус на бизнес-задачах. Целью бизнес-решения является удовлетворение потребностей конкретных бизнес-заказчиков и решение конкретной бизнес-задачи.
• Измеряемый бизнес-эффект. Для каждого бизнес-решения определяется перечень показателей эффективности, которые позволяют измерить эффект от его внедрения в организации.
• Методики и бизнес-консалтинг. Бизнес-решение кроме технического решения включает также методические материалы, технологию внедрения, услуги бизнес-консалтинга. 



 Подробнее о стратегии и преимуществах бизнес-решений Вы можете узнать на http://www.directum.ru.

Каталог бизнес-решений Directum

 DIRECTUM: Классическое делопроизводство
 Бизнес-задачи: ведение номенклатуры дел, работа с внутренней/входящей/исходящей документацией, контроль исполнения поручений/резолюций, контроль возврата документов, формирование отчетности.
 Бизнес-эффект: упорядочивание работы с документами, повышение контроля исполнения поручений/резолюций, упрощение подготовки отчетности, исключение потерь документов, минимизация бумажных копий документов.
 DIRECTUM: Обращения граждан
 Бизнес-задачи: ведение реестра граждан, регистрация письменных и устных обращений, контроль исполнения поручений, организация отправки ответа, формирование отчетности, накопление истории взаимодействия.
 Бизнес-эффект: соблюдение норм федерального закона №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", упрощение контроля обращений, упрощение подготовки отчетности.
 DIRECTUM: Управление договорами
 Бизнес-задачи: подготовка проектов договорных документов, их согласование в соответствии с регламентом, формирование листа визирования, контроль полномочий, утверждение ЭЦП; контроль выполнения обязательств по договорам, поиск и анализ комплектов договоров; формирование отчетности.
 Бизнес-эффект: ускорение процесса заключения договоров, сокращение договорных рисков, повышение контроля исполнения договорных обязательств, соблюдение регламентов работы с договорами, упрощение подготовки отчетности, быстрый поиск и надежное хранение в соответствии с правами доступа.
 DIRECTUM: Управление совещаниями
 Бизнес-задачи: организация и подготовка к совещанию, проведение совещания, исполнение принятых решений, формирование отчетов для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний.
 Бизнес-эффект: упрощение организации и подготовки к совещанию, повышение качества проведения совещаний, возможность контроля исполнения решений по протоколу совещания, накопления корпоративной базы знаний принятых решений.
 DIRECTUM: Управление взаимодействием с клиентами
 Бизнес-задачи: формирование бизнес-стратегии в области работы с клиентами, создание и ведение единой базы организаций и контактных лиц, управление маркетинговыми мероприятиями, накопление и анализ данных о проведенных контактах и маркетинговых мероприятий для построения различных отчетов.
 Бизнес-эффект: удобство оперативной работы с текущими и потенциальными клиентами, оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий, поддержка полного жизненного цикла продаж.
 DIRECTUM: Финансовый архив
 Бизнес-задачи: подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, сверки операций по первичным документам, ведение претензионной деятельности.
 Бизнес-эффект: сокращение трудоемкости подготовки к налоговым проверкам и риска несвоевременного предоставления документов для проверки, сокращение времени обработки претензий, ведение истории финансовых отношений с контрагентами, сокращение потерь оригиналов документов, сокращение выемок оригиналов документов. 
 Akelon: IT.Now
 Бизнес-задачи: организация приема, классификации и управления обращениями, накопление базы знаний, управление ИТ-инфраструктурой, управление уровнем сервиса.
 Бизнес-эффект: повышение эффективности, прозрачности и управляемости бизнес-процессами сервиса, снижение себестоимости услуг сервиса, повышение лояльности потребителей сервиса.
 DIRECTUM: Проектный документооборот
 Бизнес-задачи: соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта.
 Бизнес-эффект: выполнение процедур по регламентам управления проектами в срок, уменьшение случаев превышения проектных бюджетов, увеличение числа одновременных проектов у руководителя проектов.
 DIRECTUM: Согласование счетов на оплату
 Бизнес-задачи: формализация процесса визирования счетов на оплату и счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих, ввод и регистрация счетов, проверка и согласование счетов на оплату, подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате, формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему».
 Бизнес-эффект: упрощение и контроль процессов работы со счетами, минимизация рисков неисполнения платежей, сокращение времени согласования платежей, контроль расход лимитов, упрощение контроля соблюдения регламентов.
 DIRECTUM: Управление тендерами
 Бизнес-задачи: инициация тендера, взаимодействие с поставщиками, выбор победителя, создание реестра проведенных тендеров и архива тендерной документации.
 Бизнес-эффект: ускорение всего процесса, облегчение подготовки конкурсной документации с использованием шаблонов, обеспечение конкурентной среды для поставщиков, повышение прозрачности выбора поставщиков и деятельности участников тендерного процесса, жесткий контроль над всем процессом, увеличение «пропускной способности» тендерных комиссий без увеличения их числа, быстрый доступ ко всей необходимой информации по тендерам.
 ФИНЭКС: Управление качеством
 Бизнес-задачи: управление внутренними аудитами, управление несоответствиями, управление корректирующими и предупреждающими действиями, управление замечаниями и рекламациями, анализ со стороны руководства.
 Бизнес-эффект: полное удовлетворение требований стандарта ISO 9001:2008 в части пунктов 8.2.2, 8.3, 8.5; частично 5.6,8.2.1, соблюдение регламентов обязательных документированных процедур в автоматическом режиме, перевод все требуемых документов и записей в электронную форму, повышение качества работы сотрудников.

Процесс внедрения системы DIRECTUM

 Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.
 Возможны несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами группы компаний «Интант». 
 При этом процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, когда:
• работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;
• высшее руководство работает с документами из системы;
• контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
• в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
• создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.
 Именно такая система позволит получить эффект от внедрения.

Преимущества системы DIRECTUM



 В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы:
• Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.
• Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
• Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
• Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.
• Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
• Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
• Расширенная реализация механизма электроной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документоборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Возможность организации территориально распределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.
• Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера).
• Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
• Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
• Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
• Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ). 

Эффект от внедрения

 В период кризиса и рационализации бюджетов специальные предложения DIRECTUM позволяют получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.
• Обеспечение прозрачности бизнес-процессов.
 Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Бизнес-процессы настраиваются силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации.
•  Повышение исполнительской дисциплины.
 По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации. Собрав подробную информацию (на основе фактов) по сотруднику или подразделению, руководитель может применять соответствующие корректирующие меры или воздействия.
• Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. 
 Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
• Исключение утечки информации. 
 Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
• Наличие необходимой информации «под рукой». 
 При реализации процесса сканирования и занесения в DIRECTUM всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки). В совокупности с быстрым доступом к информации из ERP-системы, руководитель (или его подчиненные сотрудники) может оперативно инициировать процесс оплаты (отгрузки), например рассмотрение и согласование входящих счетов. Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса.
• Максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании. 
 Часть функций «тяжелых» и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в DIRECTUM. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест «тяжелых» решений за счет использования системы DIRECTUM.
• Рост конкурентных преимуществ.
 Внедрение системы DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорен ия движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Услуги по внедрению

 Специалисты компании «Интант» прошли обучение в центре разработке DIRECTUM, имеют высокую квалификацию, сертификаты DIRECTUM и используют в работе технологии внедрения, разработанные в компании DIRECTUM.
 Технологиям внедрения уделяется большое внимание, они постоянно совершенствуются. Это позволяет проводить качественное и полноценное внедрение системы DIRECTUM на предприятиях любой отрасли.
 Компания «Интант» предоставляет полный спектр услуг для успешного внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM:
• исследование особенностей организации-заказчика;
• настройка и адаптация системы;
• консультации пользователей и администраторов;
• организационно-методическая поддержка.  

Примеры проектов реализованных компанией "ИНТАНТ"

• Автоматизация договорной деятельности